Пример мотивации сотрудника ИТ отдела основываясь на образе действий (Он знает и может? Ему можно? Он хочет?)
Проанализируйте вопрос мотивации Васи, сотрудника ИТ отдела, основываясь на образе действий (Он знает и может? Ему можно? Он хочет?)
Ситуация
Вася жалуется, что все им командую, что нет порядка в том, кто ставит ему задачи. Никто его не спрашивает, на каком проекте он хотел бы работать, просто ставят перед фактом. Кто-то просит отчёты, о которых я даже не знал. На мне осталась текучка по старым задачам, хотя, я, вроде, уже не отвечаю за них. Но ко мне постоянно приходят и просят что-то сделать. Приходят просто люди, которые о чем-то рассказывают и отвлекают меня. Потом, консультанты по нашему проекту меня постоянно достают с тем, как нужно делать вещи, которые я и сам знаю, или навязывают какие-то решения, которые нам не подходят.
Я хочу, чтобы все от меня отстали, достало!
Видение Васи
Задачи ставятся вне плана работ. Нет понимания того, что нужно делать, т.е. нет плана работ.
Отвлекающие факторы и постановка задач поступают от:
- РП (руководитель проекта). Требует отчёты.
- РЧП (руководитель части проекта. Запросы данных по БД.
- Сотрудника Пети, который отвлекает от работы своими проблемами.
- Консультантов. Нагружают своими изменениями.
- Оперативной деятельности ИТ отдела.
- И т.д. и т.п.
Проблема
Вася потерял мотивацию, раньше он выглядел, как увлеченный человек, а сейчас очень недовольный.
Он не присылает отчёты о проделанной работе, либо сильно их задерживает. Он не отвечает на письма руководителя проекта.
Все это является симптомами отсутствия интереса к проекту.
В результате отсутствия плана распределения человеческих ресурсов, Вася некоторое время даже не знал, что должен на полную ставку работать над проектом Электронной коммерции.
Отсутствует план работ, а, следовательно, нет видения конечного результата, т.е. не понятно к чему стремиться.
Отсутствует матрица заданий, полномочий, ответственности (ЗПО) в рамках которой, Вася осознавал бы свои обязанности.
Нет журнала распределения обязанностей – списка работ проектной команды. А это дало бы видение проекта.
Нет обмена информации между командой проекта.
Анализ вопроса мотивации Васи
Он знает, он может?
Он не может, т.к.:
- нет чёткого понимания, что от него ждут;
- нет понимания того, что нужно получить. Например, при оценке затрат он говори «Как я могу оценить затраты, если не знаю, что должен буду делать?»
- нет вспомогательных средств – компьютерной программы постановки задач, через которую можно было бы регулировать и определять текущие задачи, как свои, так и других членов команды;
- нет чётко сформулированных целей, задач;
- нагрузка не соответствует его физическим возможностям. Это следует из того, что на него сыпется целый шквал задач с разных сторон.
Ему можно?
Ему нельзя, т.к. :
- поступают противоречивые инструкции. Он переведен полностью на проект электронной коммерции, но на него по-прежнему поступают задачи операционной деятельности;
- на нем полномочия, которые ему не положены, связанные с операционной деятельностью.
- ответственность превышает его возможности.
Он хочет?
Вася, изначально, критически противостоял проекту. Он уже видел, какая гора работы свалится на него, а он чувствовал себя перегруженным уже нынешним объемом работ.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что предоставлять ему ещё большие полномочия не целесообразно, не освободив его от текущих. Введя в ИТ отдел студента на пол ставки не освободит его от текущих дел, а нагрузит обучением, на что у него точно не будет хватать времени.
Он не хочет, т.к.:
- нет возможности работать в спокойной обстановке;
- нет информации о дальнейших действиях;
- необходимо заниматься обучением нового сотрудника;
- нет плана работ ИТ-отдела.
Анализ потребности Васи
Рассмотрим основные потребности Васи, которые не удовлетворены:
- Физические потребности:
- Нужно офисное место нормальное и тихое.
- Нужно иметь возможность расслабиться, отдохнуть.
- Социальная потребность:
- Необходимо наладить коммуникацию внутри проектной группы.
- Необходимо признавать, поощрять сделанную работу.
- Духовные потребности:
- Необходимо справедливо управлять задачами, наладить порядок в постановке задач.
- Цели должны быть ясными и понятными.
- Члены проектной команды должны делиться проектной информацией.
- Работа Васи в проекте, его проектные работы должны быть наглядными и прозрачными.
- Творческие потребности:
- Необходимо не загружать Васю на 110%, в этом случае, у него не останется времени на саморазвитие.
Анализ мотивации по теории ожиданий
Рассмотрим схему, показывающую факторы, влияющие на эффективность выполнения работы, а также удовлетворенность от работы.
Из схемы видно, что по отношению к Васи, есть разрывы в следующих связях:
- Отсутствие чёткой постановки целей, задач.
- Отсутствие информации по проекту.
- Отсутствие инструментов ведения проектов, задач, приоритетов.
- Нет справедливой оценки сделанных усилий на основе получаемых результатов.
Каждый разрыв приводит к неудовлетворительному показателю выполненной работы. Отсутствие вознаграждения ведёт к тому, что каждая следующая задача выполняется с меньшим энтузиазмом и, следовательно, качеством. Результат работы Васи показывает, что его удовлетворённость от работы сильно пошатнулась.
Какие решения были бы целесообразны (мотивация Васи или его стимулы)
Что нужно сделать:
- Понять:
- Провести индивидуальный разговор с Васей, чтобы дать ему возможность полностью высказаться, и попробовать решить с ним вопрос его удовлетворённости.
- Физические потребности:
- Организовать тихое рабочее место, на котором можно сконцентрироваться на работе.
- Коммуникация:
- Организовать периодические индивидуальные беседы с Васей и с членами проектной команды для выявления проблем, потребностей.
- Организовать работу группы проекта.
- Сделать совместные мероприятия.
- Организовать отчёты проектной группе о прохождении проекта.
- Осуществить обмен информации в проектной группе.
- Внедрить систему вознаграждения, похвалы, выговоров.
- Оповестить всех, кто раньше работал с Васей о том, что он переведён на новый проект и освобождается от операционной деятельность на время выполнения проекта.
- Смысл, значимость работы:
- Организовать членам проектной команды получение информации о прохождении проекта.
- Дать возможность членам команды участвовать в решении развития проекта – план проекта, задачи, технологии.
- Технологии ведения проекта:
- Настроить электронную систему постановки задач с возможностью устанавливать приоритеты. Каждая задача должна иметь длительность выполнения, определяемая исполнителем. Это даст возможность не звонить по несколько раз в день исполнителю, чтобы уточнить, когда будет выполнена задача.
- Технологии (программные):
- Дать возможность Васи участвовать в решении технологических вопросов. Тенденции показывают, что компания Э-Кон лоббирует свои решения, не слушая представителей ИТ-отдел, в частности Васю. В результате, энтузиазм Васи в работе над проектом падает.
- Методология управления проектами:
- Избавиться от параллельно поступающих задач.
- Создать регламент решения задач, а также выбор и решения конфликтующих по приоритету задач.
- Создать матрицу ЗПО для ИТ отдела (а также других отделов).
- Создать Журнал обязанностей.
- Прописать правила работы с консультантами Э-Кон. Идеально, дать возможность вендору работать в электронной системе постановки задач.
- Предоставить свободу в принятии решения по очереди обработки задач с одинаковым приоритетом.
- Построить план работы сотрудников ИТ отдела (в частности Васи, который полностью выделяется на проект).
- Организовать правила ведение проектной документации, отчётов. Выкладывать их по регламенту в систему хранения знаний проекта.
