Фаза “Осуществление”
Фаза осуществления делится на две ветки (См. картинку):
- Контроллинг выполнения проекта
- Коммуникация внутри проекта
Контроллинг
Контроллинг – сравнение плановых показателей с фактическими.
Различают:
- Оперативный контроллинг – краткосрочное развитие.
- Стратегический контроллинг – долгосрочное развитие. Определяет будущие шансы, риски и пути развития.
- Проектный контроллинг
Инструментальный контроллинг:
- информационная система
- система планирования и контроля
- система отчетности
См. Алгоритм контроллинга проекта.
Информация в проектном контроллинге
Включает:
- Проектные планы:
- psp – план структуры проекта.
- План хода работ.
- План ресурсов.
- Фиксированные параметры качества – проверка и приемка промежуточных и конечного состояния разрабатываемого продукта.
- Договоры с поставщиками.
- Положения об организации проекта:
- Матрица компетенций.
- Информационный план – кто, когда, какие отчеты, кому предоставляет.
Информация в проекте
Проекты живут за счет быстрого и открытого обмена информации.
Каждый участник отвечает за предоставление информации.
Информацию одни должны предоставить, а другие потребовать.
Но каждому знать всё, нет необходимости.
В рамках проекта, есть внутренняя информация и внешняя. О внутренней, как правило, должны знать все (планы, тесты, риски, требования, договоры, документация, отчёты о статусе работ, отчёты по итогам испытаний и т.д. и т.п.). О внешней, частично (журнал обязанностей, презентации, справочники, отчёты и т.п.).
Виды отчётов в проекте
- Отчёты о продвижении проектных работ.
- Отчет о статусе проекта.
- Отчёты об испытаниях.
- Протоколы совещаний.
Анализ силового поля
Позволяет найти решения проблем, отклонений обнаруженных на этапе контроллинга, и разработать необходимые мероприятия.
См. пример анализа силового поля
Коммуникация
В процессе обмена информации, коммуникации задействуются разные каналы передачи информации.
В каждом конкретном сообщении содержится несколько вариантов посланий. Каждое послание имеет четыре стороны находящиеся во взаимодействии друг с другом:
- Деловая сторона (факты, описания, информация, семантика – предмет сообщения)
- Сторона самовыражения (жесты, мимика, манеры говорить, интонация голоса, паразитные слова, чувства отправителя)
- Сторона отношения (отношение отправителя к получателю. Может проявиться во взгляде, мимике, голосе. Проявляется у руководителей по отношению к подчиненным. Часто проявляется из-за неприязни к собеседнику. Как правило передается невербальным методом )
- Сторона призыва (влияние на получателя, побуждение к действиям. Через этот канал происходит, манипуляция, пропаганда, вербовка). Заставляет получателя думать, действовать, делать или не делать какие-то действия.
Сторона призыва – частая причина неудавшейся коммуникации.
Соответственно, отправитель посылает сигнал во все четыре направления, а получатель принимает и воспринимает сообщение по всем четырем каналам.
Трансакционный анализ
Средство для успешного проведения бесед. Суть заключается в том, что участники беседы думают как о своем поведении, так и о поведении других.
Трансакционный анализ базируется на анализе Я состояния. От какого Я, объект говорит, от:
- Родительское Я – проявляется либо морализующе, критически, либо заботливо, поддерживающее.
- Детское Я – чувственные реакции. Либо без комплексов, свободные высказывания – свободное детское Я. Либо делает то, что от него ожидают приспособленческая реакция.
- Взрослое Я – деловой, трезвый подход. Работает с фактами настоящей реальности (сейчас). Объективно работает с информацией. Принимает деловое решение.
См. пример трансакционного анализа.
Техника ведения разговора
- Линия поведения в разговоре, центрированная на собеседнике.
- Послание от первого лица – свои чувства.
- Активное слушание.
- Метод постановки вопросов (открытый, закрытый, вопрос с обратной связью).
- Обратная связь.
- Модерация. См. пример: критический обзор модерации совещания.
Управление конфликтами
Стили управления конфликтами:
- Стремление избежать
- Адаптация
- Компромисс
- Использование власти
- Сотрудничество (поведение, направленное на решение проблемы)
Управление изменениями
Мотивация
Причины возникновения проблем:
- Он не знает и/или не может – профессиональные знания, пригодность, чёткая постановка задач, наличие инструментов
- Ему нельзя – ситуативная пролема. Лостаточно ли компетенций у сотрулника? Есть ли у него полномочия? Есть ли противоречия с инструкциями? И т.п.
- Он не хочет – проблема мотвации.
Если сотрудник не хочет, то тогда необходимо определить его потребности.
Затем, создать стимул для удовлетворения потребностей сотрулника.
