Контроллинг в проекте
Понятие контроллинга
Контроллинг – это инструмент руководителя, который предоставляет возможность принимать решения и координировать действия.
Оперативный контроллинг – отслеживает изменения в потенциальных возможностях компании, что дает возможность оперативного реагирования с целью получения максимальной пользы для компании. Планирование включает краткосрочное и среднесрочное планирование,1-3года. Управление осуществляется за счет сравнения значений факта и плана.
Стратегический контроллинг – анализирует будущие шансы компании, пути развития, возможные риски. Все это инструменты, позволяющие идти в будущее. Планирование включает долгосрочное развитие, до 10 лет.
Для контроллинга используют информационные системы, которые можно разделить по группам:
- Информационная стстема. Предоставляет необходимую информацию для принятия управленческих решений.
- Система планирования и контроля. Контроль и контроллинг представляет собой непрерывный процесс, который сравнивает плановое состояние и фактическое, исследует отклонения и предлагает действия по корректировке. Контроль можно разделить на три направления:
- Контроль стратегического планирования и планирования целей.
- Контроль выполнения оперативного плана. Непрерывный контроль плановых и фактических показателей. Непоерывная функция корректировки.
- Контроль по итогам полученных результатов – сравниваются по итогам, например, проекта, подпроекта. Сравниваются результаты достигнутые с запланированными.
- Система отчетности.
Проектный контроллинг
Алгоритм работы проектного контроллига:
- Установить плановые показатели
- Получить статус проекта, текущие показатели
- Сравнить план с фактом
- Установить отклонение, тенденции и степень влияния на цели проекта
- Изменить план и/или назначить меры для устранения помех ведущих к отставанию по плану.
Что контроллинг должен контролировать
Менеджерский треугольник:
- Объем работ, качество – все ли разрабатывается в соответствии с планом работ, нет ли золотой сервировки, не упущено ли что-нибудь.
- Сроки – соблюдаются ли сроки проекта, вез, задач
- Деньги – соблюдается ли запланированный бюджет, отток, приток капитала
Движениеинформации распространяется по следующим каналам:
- Руководитель проекта – проектная комиссия, руководитель предприятия. Отчеты по проекту, расходы, анализ тренда вех и расходов, причины отклонений.
- Проектная команда – руководитель проекта. Комада дает отчет о проделанной работе, проблемах. Руководитель проекта дает команде информацию о дальнейших действиях и решениях, которые затрагивают их рабрты.
- Пользователи, потребители продукта – руководитель проекта. Информация о развитии проекта.
- Руководитель проекта – план проекта. Планы постоянно отслеживаются, т.к. это основа проектного контроллинга.
- Проектная команда – руководители функциональных единиц. Владелец ресурса, в случае функциональной организации компании, должен контролировать своих сотрудников с точки зрения компетенции, знанийё мотивации, распределения по проектам.
Существует два основных вида проектного контроллинга:
1. Анализ тренда вех;
2. Анализ тренда по затратам.
3. Анализ освоенного объема.
Часто, для проектного контроллинга, используется:
4. Треугольник целей
Информационное дело и отчетность
Проекты живут за счет быстрого обмена информации внутри проектной команды и внешними заинтересованными сторонами, поставщиками.
Каждый участник проекта отвечает за предоставление или непредоставление информации.
Правило: информация – это долг, который одни должны отдать, а другие потребовать.
Ход проектных работ должен постоянно документироваться, являясь внутренней информацией проекта.
Информацию можно разделить на две части:
- Внутренняя
- Внешняя
Пример внутренней информации:
- Планы
- Статусы
- Протоколы совещаний
- Документация по дефектам, тестам
- Договоры с поставщиками
- Анализ рисков
- Матрица компетенций
- Журнал распределения обязанностей
- Статусы проекта
- График вех
- Заключительные отчеты
Факторы успеха контроллинга проекта
- Должно быть реалистично планирование.
- Контроллинг должен начинаться с самого начала проекта, иметь структуру и проходить последовательно.
- За планирование и реализацию проекта несет ответственность руководитель проекта. Разделение этих функций между людьми может привести к проблемам.
- Контроллинг является базой реагирования и регулирования отклонений для текущих и будущих проектов.
