Пример проектной заявки на проект
Руководитель проекта
ФИО
Постановка целей, исходная ситуация
Проблемы, которые обуславливают появление проекта:
- замедление роста продаж;
- невозможность торговать круглосуточно;
- сложность региональных продаж, когда клиент не может приехать в офис или магазин компании для ознакомления с каталогом товаров;
- клиентам необходимо посетить магазин для осуществления покупки или сделать заказ по телефону, на что тратиться много времени клиента и оператора;
- сложное взаимодействие с клиентами, поставщиками;
- необходимость реструктуризации компании в сторону проектного управления;
- необходимость оптимизации бизнес процессов компании в сторону упрощения процессов;
- консервативный стиль управления и сотрудников;
- слабая известность компании и её продуктов в интернет;
- сложность поиска партнёров;
- неэффективный маркетинг;
- отсутствие компании в поисковой выдачи поисковых систем;
- высокая стоимость товара.
В рамках разработки новой структуры предприятия и её преобразования необходимо внедрить в систему управления предприятием систему электронной коммерции. На первом этапе реализовать динамическую систему позиционирования товаров компании в сети интернет путём создания интернет сайта с каталогом продукции компании.
Вход в интернет должен:
- Открыть новые варианты для продажи продукции;
- Позволить освоить новый рынок для продажи своих товаров;
- Снизить расходы за счет более эффективного обслуживания клиентов и оптимизации внутренних бизнес-процессов;
- Осуществить торговлю своими товарами и снабжение компании чужими;
- Упростить обмен данными с клиентами или, соответственно, поставщиками;
- Оптимизировать существующие бизнес-процессы – сделать их более экономичными, снизить стоимость;
- Повысить имидж компании;
- Реализовать высокую прозрачность внутренних и внешних бизнес-процессов;
- Предоставить возможность производить покупки товаров компании не выходя из дома;
- Снизить стоимость товара до уровня цен конкурентов и ниже.
Проектная заявка. Цели
Что необходимо достичь (определение целей по SMART):
| Цель | Срок | Команда | Ожидаемый результат | Измерение успешности результата | |
|
1 |
Разработка маркетинг ориентированного выхода в интернет, то есть презентация продуктов в интернете. | 1 июля –1 ноября | Вася Иванов | Повышение степени известностипродуктов компании «Шульце» | Не менее 5 000 посетителей сайта вмесяц через пол года, после завершения внедрения сайта в сети интернет. |
|
2 |
Поиск партнёров по кооперации в интернете | 1 августа –1 октября | ХеферБетгер | Продажа продуктов «Шульце» через партнёров, не менее 1% оборота компании. | Через три месяца после запуска проектаЭлектронной коммерции рост оборота через партнёров (доля увеличения не менее5% в месяц). |
Основные задачи (описание проекта)
Основные задачи, которые должны быть решены, чтобы достичь цели.
- Организационная структура компании
- Подготовить внутреннюю инфраструктуру для внедрения системы управления проектами в компании;
- Провести анализ внутренних бизнес-процессов. Сделать план модернизации бизнес-процессов, с учетом внедрения новой системы электронной коммерции;
- Подготовиться к сбору статистике – звонки клиентов пришедших с сайта. Организовать фиксацию звонков в специализированной базе. Задача необходима для того, чтобы начать подсчет количества клиентов пришедших с интернет и на основе статистики принять решения о дальнейшем продвижении в сети интернет;
- Провести анализ обрабатываемых производственных и информационно-технологических процессов и совместно с проектной командой и внешними консультантами дать рекомендации по реализации решений по проекту.
- ТЗ
- Написать совместно с Э-Кон ТЗ на реализацию сайта.
- Дизайн сайта:
- Разработать корпоративный стиль с использованием векторной графики (логотип, визитки, шаблоны документов);
- Разработать дизайн сайта в photoshop;
- Осуществить вёрстку сайт с использование каскадных таблиц стилей (css) на слоях (не использовать табличную верстку);
- Обеспечить в дизайне сайта минимальное количество графических элементов для ускорения загрузки страниц.
- Эргономика сайта:
- Разработать и реализовать концепцию единообразного построения последовательности страниц с целью облегчения редактирования и поиска;
- Организовать удобный интерфейс пользователя, навигацию, фильтрацию товаров;
- Обеспечить приемлемую скорость загрузки страниц, не менее 10 мс.
- Система управления сайтом
- Реализовать систему управления сайтом на основе одного из самых популярных фреймворков основанной на MVC архитектуре;
- Реализовать концепция эффективного редакционного процесса и разработка индивидуальной редакционной системы, упрощение администрирования сайта;
- Разработать систему хранения каталога продукции с неограниченным потенциальным ростом продукции. Каталог должен иметь иерархическую структуру с неограниченной глубиной;
- Завести каталог товаров со всеми параметрами товара (включая индивидуальные параметры);
- Реализовать модуль управление ролями, пользователями сайта и их правами.
- Seo продвижение
- Оптимизировать сайт под поисковые машины.
- Предоставить возможность настраивать каждую конкретную страницу сайта под продвижение.
- Личный кабинет пользователя
- Создать личный кабинет пользователя (регистрация, профиль пользователя, смена/восстановление пароля). В следующем этапе проекта личный кабинет будет разделяться модулями для физ. и юр. лиц.
- Хостинг
- Купить хостинг расположенный в регионе расположения офиса;
- Купить домен с полным правом владения.
- Внедрение системы
- Выложить сайт в боевой режим.
- Маркетинг проекта
- Провести маркетинговое исследование рынка, на основе анализа предоставить маркетинговую политику проекта;
- Оценка конкурентных преимуществ сайтов конкурентов. Выработать стратегию презентации товаров в сети интернет;
- Найти партнёров по кооперации в интернете;
- Обзвонить клиентов по каталогу компаний.
- Юридические
- Сформулировать офёрту пользования веб сайтом. Необходимо, чтобы было разрешение на обработку персональных данных. Оферта должна быть предоставлена на ознакомление в момент регистрации пользователя в системе.
Результат
Измеримые итоги по окончании проекта:
- Предоставление потенциальным клиентам информации через интернет сайт о предоставляемых услугах компании. На сайте должен быть каталог товаров со всей необходимой информацией – название, параметры, стоимость;
- На сайте должна быть предоставлена информация о сроках, методах доставки товаров и вариантах оплаты, как для физических лиц, так и для юридических;
- Регистрация новых продуктов на сайте компании, а также настройка любых товаров каталога при необходимости. Возможность указать каждому товару определенную категорию или несколько категорий;
- Удобный веб инструмент, позволяющий отображать клиентам данные о товарах на сайте компании в режиме online, 24 на 7;
- Регистрация клиентов в веб системе;
- Накапливание БД e-mail клиентов. Впоследствии, на собранную базу данных будем рассылать рассылки. Это подготовка к этапу 2 развития проекта;
- Разграничение прав доступа клиентов к зарегистрированным данным на сайте. Предподготовка личного кабинета клиента на сайте. В будущем клиент сможет осуществлять электронные заказы. Подготовка к этапу 2 развития проекта;
- Стабильная посещаемость сайта, порядка 200-300 человек в день;
- Количество звонков клиентов пришедших с сайта не менее 5 в день;
- Сумма оборота по клиентам пришедших с сайта порядка 5 000 евро в сутки;
- За счёт креативного дизайн люди добавляют сайт в закладки. Следовательно, не менее 5 человек в день пришедших по прямым ссылкам на сайт;
- По указанным ключевым словам в техническом задании на реализацию сайта, сайт находится в ТОП 10 поисковой системы google.de;
- На сайтах немецкой прессы должны появиться наши пресс релизы. Переходы с новостных сайтов – не менее 10 в день;
- От 5 до 10 звонков в день от партнеров;
- Не менее 5 000 посетителей сайта в месяц через пол года;
- Рост оборота через партнёров не менее5% в месяц.
Проектная заявка. Риски
Расшифровка уровней приоритетов:
| Уровень | Вероятность наступления | Степень влияния |
| 1 (низкий) | <40% | Повышенные затраты, без угрозы срокам и целям проекта |
| 2 (средний) | 40-90% | Угроза несоблюдения сроков, без угрозы целям проекта |
| 3 (высокий) | >90% | Достижение целей проекта под угрозой |
| Область риска/Определение риска | Мероприятие по предотвращению | Воздействие | Вероятность |
| Организационные риски | |||
| Отсутствие общего видения модели проектного управления среди топ-менеджеров компании. | Для устранения этого риска необходимо на начальном этапе разработать концепцию корпоративной системы управления проектами и согласовать ее с основными заинтересованными сторонами проекта.Заложить в бюджет покупку системы управления проектами. |
3 |
2 |
| Отсутствие управления изменениями | Вести проект в системе управления проектами, в которой должна быть систему управления, как минимум, версионности документации. |
3 |
3 |
| Слабая поддержка проекта со стороны высшего руководства компании. Часто руководитель компании не понимает, что именно он должен делать в проекте. | Для обеспечения должного уровня стратегического руководства рекомендуется сформировать Учёный совет проекта внедрения системы электронной коммерции. Возглавлять его должен руководитель компании или один из влиятельных топ-менеджеров, являющихся убежденным сторонником внедрения системы. Необходимо подчеркнуть, что Совет не подменяет собой команду проекта. Основной функцией Совета является стратегическая поддержка: рассмотрение результатов основных этапов, принятие решений по принципиальным вопросам в случае разногласий заинтересованных сторон, обеспечение продвижения проекта внутри компании, лоббирование интересов проекта на уровне Совета директоров и акционеров. |
3 |
2 |
| Непонимание руководством ответственности за проведение изменений в компании | Для четкого распределения ответственности за результаты проекта внедрения рекомендуется при формировании совместной команды выделять следующие уровни управления:
При такой организации проекта ответственность за конечный результат внедрения системы в промышленную эксплуатацию лежит на топ-менеджере компании. За проектирование и разработку системы управления проектами ответственность несет руководитель проектной группы. |
3 |
2 |
| Отсутствие необходимых человеческих ресурсов | Проблема нехватки или высокой занятости сотрудников требуемой квалификации существует практически в каждом проекте. Поэтому рекомендуется на этапе планирования четко структурировать работы, определять роли и обязанности участников, их квалификацию и численность. Это позволит яснее оценить реальную потребность в человеческих ресурсах, снизить риск затягивания сроков проекта, особенно в моменты согласования и утверждения результатов. Чтобы заблаговременно подготовить кадровый состав для обеспечения проектируемых процессов управления проектами, необходимо уже на начальной стадии проекта приступить к подбору и обучению специалистов, которые в дальнейшем будут принимать активное участие в процессе управления, контролирования исполнения регламентов. |
3 |
1 |
| Низкая вовлеченность сотрудников компании в проект. Отсутствие продвижения проекта внутри компании. | Минимизировать этот риск можно следующими способами:
Эти мероприятия позволят, во-первых, найти больше сторонников проекта и самой системы электронной коммерции, а во-вторых, учесть требования многих заинтересованных лиц и избежать серьезных доработок на этапе опытной эксплуатации. |
2 |
2 |
| Обеспечена ли мотивация участников проекта? |
|
2 |
3 |
| Сможет ли компания самостоятельно эксплуатировать систему после внедрения? | Разработка/внедрение процедур и регламентов администрирования системы. |
2 |
1 |
| Неправильный выбор консультантовНизкая производительность |
|
3 |
1 |
| Отсутствие опыта электронной коммерции |
|
2 |
2 |
| Риски человеческих ресурсов | |||
| Вася Иванов (IT отдел) – критически противостоит проекту.К откровенным противникам проекта относятся начальник отдела снабжения Густав Бётгер и начальник финансового отдела Георг Кёстер. Оба убеждены в том, что предприятие должно сохранить имеющуюся структуру, в которой оно хорошо разбирается и которая ему по карману. |
|
2 |
2 |
| Достаточно ли выделено человеческих ресурсов для выполнения проекта? | Назначить руководителя проектов, спланировать проект, затраты, ресурсы. Контролировать деятельность руководителя. Проводить еженедельные статус совещания. |
2 |
1 |
| Достаточен ли уровень квалификации сотрудников участвующих в проекте? | Предварительное проведение семинаров на тему электронного маркетинга. |
2 |
3 |
| Возможно ли выбытие ключевых персон в ходе проекта? | Наладить систему мотивации, конспектировать всю деятельность проекта, вести все действия только через систему управления проектами. Накапливать знания не только по проекту, но и по системе управления проектами. |
3 |
3 |
| Возможны ли конфликты между заинтересованными сторонами в ходе проекта? | Разъяснять важность внедрения системы электронной коммерции в компании для всех заинтересованных лиц.Изучить конфликтологию. |
3 |
3 |
| Могут ли возникнуть внутренние конфликты в команде проекта? | Реализовать систему мотивации персонала, учитывать персональные навыки и желания каждого члена. Подумать на тему гибких методологий управления проектами. |
2 |
3 |
| Доступны ли эксперты компании для общения с командой проекта? | Выделить экспертов в проектную группу. Пригласить внешних консультантов, коучеров для проведения консультаций и предоставление помощи в реализации проекта. |
3 |
3 |
| Обеспечена ли вовлеченность сотрудников компании в проект? | Привлечь всех заинтересованных лиц к участию в проекте. Дать возможность участвовать в:
|
3 |
2 |
| Финансовые риски | |||
| Достаточен ли бюджет для выполнения проекта? | Разработать бизнес план внедрения проекта. Соблюдение сроков реализации проекта. |
3 |
2 |
| Существует ли жесткое ограничение бюджета проекта? | Соблюдение сроков реализации проекта. Необходимо контролировать выполнение проекта в рамках менеджерского треугольника. |
3 |
2 |
| Возможны ли задержки финансирования работ по проекту? | Соблюдение сроков реализации проекта. |
1 |
1 |
| Риски бизнеса | |||
| Получит ли выгоды компания от внедрения системы управления проектами? | Посчитать эффективности внедрения системы электронной коммерции. Оценить рынок, спрос и текущее предложение. |
2 |
2 |
| Возможны ли негативные последствия для бизнеса в связи с реализацией проекта? | Принимать решения поэтапно, прогнозировать ситуацию ближайшего будущего. |
2 |
1 |
| Полезный эффект проекта электронного бизнеса не достигнут (ошибочные инвестиции) | Организовать реализацию проекта поэтапно, принимать решения о дальнейшем развитии в конце каждого этапа. |
3 |
1 |
| Технические ИТ риски | |||
| Риски предметной области | |||
| Правильно ли выбрана технологическая база проекта? | Провести анализ технологий, сделать обоснованный выбор, ориентированный на бизнес процессы компании. |
2 |
1 |
| Эргономические свойства сайта – не восприятие дизайн и его элементов пользователями. | Разработать правильный дизайн, оценить, получить внешнюю оценку. |
2 |
2 |
| Технологические риски | |||
| Достаточны ли возможности программного обеспечения для реализации проектной модели? | Консультации с техническими специалистами компании консультантов на этапе выбора программного комплекса. |
2 |
1 |
| Возможно ли возникновение неизвестных ранее проблем? | Предусмотреть бизнес процесс реструктуризации и модернизации системы. |
1 |
2 |
| Имеющаяся база ресурсов ИТ недостаточна | Запланировать пополнение базы технических средств. |
2 |
1 |
| Корректно ли реализована модель электронной коммерции на программной платформе? | Провести консультации с компанией консультантов о реализации модели электронной коммерции на базе спроектированного программного комплекса. |
2 |
1 |
| Обеспечены ли условия настройки интерфейсов взаимодействия с другими системами? | Предварительное исследование возможности интеграции системы электронной коммерции с корпоративной ERP и учётной системой. |
3 |
1 |
| Возможно ли настроить ПО под новые требования? | Исследование ПО на предмет настройки под изменяющиеся условия работы бизнеса. |
2 |
1 |
| Риски внешнего окружения | |||
| Неготовность ИТ-инфраструктуры к внедрению автоматизированной системы | Требования к техническим средствам необходимо определить на этапе выбора программного обеспечения и немедленно приступать к реализации мер по подготовке ИТ инфраструктуры. Эта работа должна быть завершена к моменту развертывания системы на серверах компании и рабочих местах пользователей.Постараться максимально возможно использовать аутсорс (хостинги) для хранения данных по сайтам. |
1 |
1 |
| Связаны ли результаты данного проекта с другими проектами компании? | Планирование внедрения системы электронной коммерции с корреляцией с внешними активными и пассивными проектами компании. |
1 |
1 |
| Невнимание к смежным процессам | Для того чтобы ясно понимать, какие риски связаны с процессами, окружающими проектируемую систему электронной коммерции, необходимо до начала проекта реализации внедрения системы тщательно изучить состояние всех смежных процессов и уровень их автоматизации. Нельзя исключить того, что после оценки их текущего состояния может быть принято решение о переносе сроков создания системы. В более благоприятной ситуации проект внедрения системы может начаться, но при этом будут разрабатываться требования к смежным процессам и приниматься меры по их совершенствованию и обеспечению совместимости с процессами системы.Необходимо: организовать бизнес процессы, регламенты взаимодействия подразделений в рамках новой системы электронной коммерции. |
2 |
|
| Рынок. Неправильная оценка развития рынка электронной коммерции | Основательное изучение рынка получает наивысший приоритет |
3 |
1 |
| Рынок. Кооперирующие партнеры не реагируют | Расширить деятельность по привлечению партнеров |
3 |
2 |
Итого:
| Тип риска | Ко-во | Вероятность | ||
| Высокая | Средняя | Низкая | ||
| Организационные |
17 |
7 |
6 |
4 |
| Финансовые |
6 |
0 |
2 |
4 |
| Технические |
11 |
0 |
3 |
8 |
| Внешнее окружение |
5 |
0 |
2 |
3 |
|
Итого: |
39 |
7 |
13 |
19 |
Вывод: необходимо уделить особое внимание решению организационных рисков.
Проектная заявка. Бюджет
| Вид расходов | Ресурсы |
Число / количество |
Евро на единицу |
Сумма |
| Расходы на персонал | Мустер |
60 |
800 |
48 000 |
| Бётгер |
10 |
1 000 |
10 000 |
|
| Пфайфер |
50 |
790 |
39 500 |
|
| Хёфер |
22 |
650 |
14 300 |
|
| Поль |
5 |
950 |
4 750 |
|
| Вася Иванов |
10[1] |
750 |
7 500 |
|
|
Промежуточная сумма |
0[2] |
|||
| Расходы на хостинг | ||||
| Домен (за 1 год) |
1 |
25 |
25 |
|
| Хостинг (за 1 год) |
– |
1200 |
1 200 |
|
|
Промежуточная сумма |
1 225 |
|||
| Материальные расходы | ||||
| Покупка лицензии пакета программного обеспечения по системе управления проектами. |
– |
3 500 |
3 500 |
|
| Сервер под систему управления проектами |
1 |
7 000 |
7 000 |
|
| Бэкап сервер |
1 |
5 000 |
5 000 |
|
| Комплектующие |
– |
800 |
800 |
|
|
Промежуточная сумма |
16 300 |
|||
| Имущество | Книги |
100 |
100 |
|
| Расходы на ведение хозяйства |
500 |
500 |
||
| Расходные материалы |
200 |
200 |
||
|
Промежуточная сумма |
800 |
|||
| Прочие расходы | ||||
| КонсультацияЭ-Кон |
1 |
22 000 |
22 000 |
|
| Вспомогательные работники |
1[3] |
1 800 |
1 800 |
|
| Командировочные расходы |
– |
2 200 |
2 200 |
|
| Фотограф |
1 |
1 000 |
1 000 |
|
| Дизайнер (обработка фотографий) |
1 |
1 000 |
1 000 |
|
| Непредвиденные расходы |
– |
2 500 |
2 500 |
|
| Издержки на обучение персонала | ||||
| Расходы на канцелярские товары, книги |
– |
500 |
500 |
|
|
Промежуточная сумма |
31 000 |
|||
|
Общая сумма расходов: |
49 325 |
|||
Доля покрытия издержек в проекте не рассматривается.
Накидка на риск составляет 5% от полных расходов.
Общая сумма расходов / 95 х 5 = сумма наценки за риск.
49 325 / 95 х 5 = 2 596 наценка за риск
Полные расходы рассчитываются из общей суммы расходов, включая сумму наценки за риск: 49 325 + 2596 = 51 921 полные расходы.
Норма прибыли не указывается, т.к. проект внутренний.
Проектная заявка. Ограничения
Бюджет проекта
По первой части проекта общий бюджет не должен превышать 60 000 евро.
Организационные
Основные процессы компании при реализации проекта не должны быть остановлены.
Ключевые сотрудники проекта должны иметь график работы над проектом такой, чтобы основные бизнес процессы компании продолжали работать без остановки.
Правовые
Разрабатываемая система электронной коммерции должна удовлетворять законодательству, нормам – нужно уточнить каким. Согласно ограничения должна быть сформулирована правильная оферта. Задача для Юриста.
Сроки
Старт проекта: 1 июля.
Deadline проекта: 1 октября.
|
N |
Цель | Срок | Команда |
|
1 |
Разработка маркетинг ориентированного выхода в интернет, то есть презентация продуктов в интернете. | 1 июля –1 ноября | Вася Иванов |
|
2 |
Поиск партнёров по кооперации в интернете | 1 августа –1 октября | ХеферБетгер |
Ресурсы
| Ресурс | позиция | Задания, ответственность |
| Внутренние человеческие | ||
| Филипп Мустер | руководитель проекта | Управление проектом, управление документацией, контроль выполнения этап, вех проектов, отчётность перед руководством, организация совещаний, управление рисками, коммуникациями. |
| Регина Пфайфер | руководила отделом маркетинга | Разработка маркетинг ориентированного выхода в интернет |
| Вася Иванов | сотрудник ИТ отдела | Работа с внутренней технической инфраструктурой. Установка/настройка серверов, софта. Консультирование специалистов Э-кон по техническим вопросам. |
| Ганс-Дитер Поль | руководитель отдела ИТ | Консультирование специалистов Э-кон по техническим вопросам. Решение вопросов выбора и приобритения хостинга, домена. |
| Сибилла Хёфер | отдел снабжения | Поиск партнёров по кооперации в интернете. |
| Густав Бётгер | начальник отдела снабжения | Поиск партнёров по кооперации в интернете. Разработка программы снабжения. |
| Внешние человеческие | ||
| Томас Кастен | Консультант Э-Кон | Разработка плана реализации создания сайта компании. Создание сайта. |
Учёный совет:
Ученый совет осуществляет контроль проекта и исполняет роль ультимативного органа, принимающего решения. Члены ученого совета: Кай Шульце, Густав Бётгер и Георг Кёстер.
Технические ресурсы:
- Сервера внутренней инфраструктуры для решения задач интеграции с сайтом;
- Новый сервер для системы управления проектами;
- Новый backup сервер для сохранения копий БД.
Внешние ресурсы:
- Копания Э-кон, по договору, будет содействовать развитию проекта в течение 6 месяцев;
- Консультант Э-Кон Томас Кастен, по договору, максимально будет выделять своё время не менее 4 часов в день.
Технические ограничения
Внедрение:
- Разработка статических и динамичных документов HTML с привязкой веб-серверу посредством php, javascript, ajax и базе данных MySQL.
- Хостинг:
- Сервер: Uptime работы сервера, не ниже 99,99%;
- Время реакции службы support на заявку в административном режиме не должно быть ниже чем 1 час;
- Дисковое пространство не меньше 100 Гб;
- Наличие php 5 версии и выше;
- не менее двух база данных MySQL 5.*;
- полные права на систему управления БД;
- управление почтовыми ящиками;
- управление cron задачами;
- возможность отображения логов;
- ssh доступ к сайту;
- безлимитный трафик;
- Тип хостинга: виртуальный выделенный сервер;
- управление поддоменами.
Политические
Проект сопровождается внешними консультантами. Консультационные услуги предоставляет компания E-Con, которая осуществляет консультации по вопросам стратегии и выбора соответствующих информационно-технологических систем. Затем им выдается задание на разработку программного обеспечения для обработки запросов пользователей и веб-интерфейса для него (Front-end).
Эскалация
Если возникают конфликты, то различные претензии рассматриваются в следующей приоритетной последовательности:
a) клиент;
b) проект;
c) внутренние процессы.
Если не удается быстро и однозначно решить конфликт, привлекается ученый совет.
Проектная заявка. Сроки, вехи
Заказчик:________________________Подрядчик:________________________
[1] Вася Иванов будет работать над контролем установки хостинга, а также установки сайта на хостинг.
[2] Внутренние издержки на персонал не включают в расчет проекта.
[3] В качестве компенсации на время отсутствия Васи Иванова используется студенческая
помощь. На это выделяется 1 800 евро одного студента в месяц из общей суммы расходов.
